Dlaczego w biurach dominują drukarki laserowe?

Aby odpowiedzieć na pytanie, jaka jest optymalna drukarka do małej firmy, wypada zacząć od sprecyzowania, o jaką firmę chodzi.

Oczywiście w biurach są wykorzystywane również urządzenia atramentowe. Dotyczy to szczególnie segmentu niewielkich drukarek nabiurkowych. Jeżeli chodzi o druk w wysokim nakładzie, to zdecydowanie dominują biurowe drukarki laserowe oraz laserowe kserokopiarki wielofunkcyjne.

Tania drukarka z drogimi materiałami eksploatacyjnymi

Niewielkie drukarki atramentowe kuszą niskimi cenami zakupu – znacznie niższymi od cen drukarek laserowych. Jednak już przy pierwszej wymianie tuszów okazuje się, że ich koszt może być równy, a nawet wyższy od wartości urządzenia. Marketowe sprzęty są mało wydajne i stosunkowo nietrwałe. Przypadłością tanich drukarek atramentowych jest też zasychanie tuszu w czasie dłuższej bezczynności. Efektem jest blokada dysz w głowicy drukującej: naprawa może być bardzo kosztowna. Z kolei drukarki laserowe z tego segmentu są wyraźnie droższe od modeli atramentowych, natomiast oferują lepszą jakość i szybkość druku, a także większą wydajność tonerów. Nie występuje też problem z dłuższymi przerwami w eksploatacji: toner, w przeciwieństwie do tuszu, jest proszkiem, który nie zasycha nawet po wielotygodniowym przestoju maszyny.

W segmencie sprzętu profesjonalnego zanika dysproporcja w cenie zakupu pomiędzy urządzeniami laserowymi i atramentowymi. Natomiast biznesowe drukarki laserowe pozostają bezkonkurencyjne pod względem połączenia jakości, szybkości druku, trwałości i funkcji dodatkowych. Doskonałym przykładem z naszej oferty są kserokopiarki Canon, które łączą funkcje skanera, kopiarki, drukarki i faksu. Pozwalają na druk kolorowy i monochromatyczny w wielu formatach standardowych, w tym A3 i SRA3, a także na arkuszach w rozmiarze zdefiniowanym przez użytkownika. Szybkość druku zależna jest od urządzenia i wynosi od 20 do ponad 70 stron na minutę. Te nowoczesne maszyny wielofunkcyjne z powodzeniem zastępują dziesiątki pojedynczych, niskowydajnych i awaryjnych drukarek nabiurkowych.

Najważniejsze jest dopasowanie drukarki do oczekiwań

Można sobie wyobrazić sytuację, w której optymalne będzie atramentowe urządzenie wielofunkcyjne z marketu. W zamian za wydatek kilkuset złotych możesz drukować z prędkością poniżej 10 stron na minutę i korzystać z podajnika na 60 arkuszy A4. Jednak w profesjonalnych zastosowaniach biurowych taki sprzęt jest kompletnie nieużyteczny.

Wystarczy wyobrazić sobie, ile czasu potrzebuje opisana wyżej drukarka do przygotowania kilku skryptów po 100 stron każdy. A jeżeli trzeba takich skryptów przygotować kilkadziesiąt lub kilkaset? Gdy liczy się tempo i jakość, niezastąpione są laserowe urządzenia wielofunkcyjne klasy biznesowej. Nie tylko kilkukrotnie skracają proces druku, ale także dodatkowo oferują funkcje wykańczania: dziurkowanie, zszywanie czy odpowiednie układanie drukowanych dokumentów.

Warto policzyć TCO przed zakupem drukarki do biura

Sugerowanie się wyłącznie rodzajem technologii (atramentowa lub laserowa) i ceną zakupu sprzętu może być bardzo mylące. Znacznie lepszym miernikiem jest wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership), tłumaczony jako całkowity koszt posiadania wytypowanego modelu drukarki. Często TCO nazywany jest też analizą kosztów cyklu życia. Jej celem jest obliczenie, ile zainwestujesz w konkretną maszynę od momentu jego zakupienia, aż do chwili likwidacji (lub sprzedaży) środka trwałego.

Na TCO urządzeń drukujących składa się cena zakupu, koszty materiałów eksploatacyjnych i serwisu. Na wartość wskaźnika wpływają też mniej oczywiste właściwości drukarki, np. czas oczekiwania na wydruk pierwszej strony, szybkość druku (skanowania, kopiowania), pojemność zasobników papieru i tac odbiorczych oraz wydajność tonerów (pojemników z tuszem). Wymienione parametry decydują o tym, jak wiele czasu pochłania uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych lub oczekiwanie na wydruk przesyłanych do urządzenia dokumentów. Minuty zamieniają się łatwo w godziny, czyli w spadek wydajności i wzrost kosztów pracy.

Wniosek z analizy jest oczywisty: zakup każdego urządzenia drukującego powinna poprzedzać rzeczowa analiza potrzeb. Jednak można z góry założyć, że przy dużym, liczonym w tysiącach czy dziesiątkach tysięcy stron zapotrzebowaniu na druk, optymalnym rozwiązaniem będzie drukarka laserowa klasy biznesowej. Jeżeli potrzebujesz fachowej porady w kwestii wyboru konkretnego urządzenia, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.