Czym jest audyt wydruku?

Wiele osób zastanawia się, czym audyt wydruku? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w treści poniższego artykułu. Dzięki niemu będziesz mógł dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie zarządzać wydrukami w swojej firmie.

Wiele film świadczących nowoczesne usługi, takie jak m.in. serwis drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, oferuje także możliwość audytu i optymalizacji druku. Doradztwo audytowe i wdrożeniowe obejmuje wszystkie aspekty związane z optymalizacją procesów skanowania, faksowania, kopiowania i drukowania. Zarządzanie drukiem pozwala na ekonomiczne zużycie materiałów eksploatacyjnych, zmniejszenie ilości papieru przeznaczonego do drukowania i kopiowania, a także ochronę środowiska. Dzięki odpowiednio przeprowadzonemu audytowi i optymalizacji wydruku, można skutecznie obniżyć jego koszty, a także przedłużyć żywotność posiadanych urządzeń. Audyt wydruków pozwala dowiedzieć się, jakie są rzeczywiste koszty drukowania i kopiowania w firmie. Skutecznie przeprowadzony audyt umożliwia także dobór indywidualnych i sprawdzonych rozwiązań, mających na celu zmniejszenie kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem, a także skanowaniem czy faksowanie konkretnych dokumentów. Rzetelna analiza aktualnego stanu zasobów drukujących umożliwia uzyskanie informacji zwrotnej o faktycznej sytuacji w tym temacie, a także zmierza do powzięcia odpowiednich kroków ku optymalizacji procesów drukowania.

Czym jest audyt wydruku i dlaczego zaleca się go przedsiębiorcom?

Rzetelnie przeprowadzony audyt środowiska drukowania jest doskonałym rozwiązaniem dedykowanym każdej firmie. Dla przedsiębiorstw zamawiających tego typu usługi przygotowany zostaje indywidualny raport, który uwzględnia, zarówno strukturę, jak i specyfikę procesów drukowania, zachodzących w danej firmie. W trakcie przeprowadzania audytu analizą obejmuje się także koszty eksploatacji urządzeń oraz monitoruje się ilość i rodzaj wydruków. Ponadto, przeprowadzana jest także diagnoza procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów. Obejmuje ona, zarówno elektroniczną kreację, jak i dystrybucję oraz archiwizację konkretnych wydruków. Odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony audyt i optymalizacja wydruków powinny być podzielone na kilka etapów, rozłożonych w czasie.  Obejmują one między innymi takie czynności, jak:

·         analizę środowiska drukowania,

·         monitoring ilości i rodzaju wydruków,

·         ponowne monitorowanie i kontrole wydruków,

·         raportowanie - sporządzenie raportu z zakresu prowadzonych działań,

·         wybór najlepszego rozwiązania,

·         pełny outsourcingu z systemu drukowania, pozwalający na wprowadzenie oszczędności dostosowanych do profilu działalności każdej firmy.

Dzięki tym działaniom można zmniejszyć liczbę kosztów w danym przedsiębiorstwie, które boryka się z nadmiernymi wydatkami, związanymi z drukowaniem czy kopiowaniem dokumentów.

Audyt drukowania pozwala na monitorowanie i kontrolę wydruków, a także zmniejszenie wydatków ponoszonych na ten cel. Dodatkowo firma przeprowadzająca tego typu analizę, ocenia także stan techniczny urządzeń drukujących i kopiujących, jak równieżż przeprowadza niezbędne prace serwisowe.